Quantas vezes estivemos em reuniões e pensámos que poderíamos estar a utilizar o nosso tempo de forma mais eficiente?
Reuniões por norma, não são o objetivo core de um negócio e de facto, desperdiçar várias horas por dia pode prejudicar bastante o rendimento dos colaboradores de uma organização.
De acordo com Doodle’s 2019 State of Meetings report, 71% dos profissionais desperdiçam tempo devido a reuniões desnecessárias ou canceladas. 100% dos entrevistados descreveram reuniões mal organizadas como um desperdício de tempo ou dinheiro e 26% dos entrevistados afirmam que reuniões mal organizadas afetam o relacionamento com os clientes.
Qual o impacto de reuniões mal organizadas? Segundo o relatório, os entrevistados citaram com mais frequência:
– reuniões mal organizadas significam que não tenho tempo suficiente para fazer o resto do meu trabalho (44%);
– ações pouco claras levam à confusão (43%);
– má organização resulta em perda de foco nos projetos (38%);
– participantes irrelevantes retardam o progresso (31%); e
– processos ineficientes enfraquecem as relações cliente / fornecedor (26%).
O impacto financeiro da má gestão e organização de reuniões é bastante evidente e segundo o relatório, o custo de reuniões mal organizadas em 2019 chegará a US $ 399 bilhões nos EUA e US $ 58 bilhões no Reino Unido.
Com um impacto negativo tão elevado, é essencial tomar medias para organizar reuniões mais produtivas e evitar desperdiçar tempo e dinheiro desnecessariamente.
Contabilizar as horas utilizadas em reuniões
O primeiro passo, é sem dúvida, perceber quantas horas são gastas em reuniões por projeto, e qual o impacto financeiro. Sem dados concretos não podemos avaliar se realmente existe um problema e que medidas são necessárias.
Definir duração e tópicos da reunião
Muito frequentemente, as reuniões são marcadas e excedem o tempo previsto ou são abordados temas pouco relevantes que não foram os que motivaram a reunião. As estimativas indicam que 25% a 50% das reuniões são más e são convocadas novas reuniões (25% a 50%) para compensar o mau desempenho das reuniões anteriores.
líderes devem fazer um planeamento antes da reunião, assim como fazer referencia ao tempo disponível e tópicos que serão debatidos no inicio da reunião. Estes hábitos ajudam os participantes a ter uma visão clara do tempo e temas da reunião.
As reuniões precisam de participantes, não de espectadores
Se numa equipa com deadlines limitados é convocada para uma reunião para fazer um ponto de situação com o cliente, será relevante convocar todos os elementos da equipa para a reunião? Muito provavelmente, nem todos não vão acrescentar valor à reunião e irão atrasar as tarefas que têm para terminar.
O número de participantes de uma reunião depende muito do tipo de reunião. Um verdadeiro líder conhece bem as funções e responsabilidades de todos para determinar exatamente quem precisa estar numa determinada reunião e de que forma vão acrescentar valor aos temas da reunião.
Referencias:
Romney, Alexander C.; Smith, Isaac H.; Okhuysen, Gerardo., (2019). In the Trenches: Making Your Work Meetings a Success, Harvard Business Review
Doodle’s 2019 State of Meetings report
Allen, Joseph A.; Rogelberg, Steven G.; and Scott, John C., “Mind Your Meetings: Improve Your Organization’s Effectiveness One Meeting at a Time” (2008). Psychology Faculty Publications.