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Como líderes de excelência evitam desperdiçar tempo e dinheiro em reuniões

Quantas vezes estivemos em reuniões e pensámos que poderíamos estar a utilizar o nosso tempo de forma mais eficiente?

Reuniões por norma, não são o objetivo core de um negócio e de facto, desperdiçar várias horas por dia pode prejudicar bastante o rendimento dos colaboradores de uma organização.

De acordo com Doodle’s 2019 State of Meetings report, 71% dos profissionais desperdiçam tempo devido a reuniões desnecessárias ou canceladas. 100% dos entrevistados descreveram reuniões mal organizadas como um desperdício de tempo ou dinheiro e 26% dos entrevistados afirmam que reuniões mal organizadas afetam o relacionamento com os clientes.

Qual o impacto de reuniões mal organizadas? Segundo o relatório, os entrevistados citaram com mais frequência:

– reuniões mal organizadas significam que não tenho tempo suficiente para fazer o resto do meu trabalho (44%);
– ações pouco claras levam à confusão (43%);
– má organização resulta em perda de foco nos projetos (38%);
– participantes irrelevantes retardam o progresso (31%); e
– processos ineficientes enfraquecem as relações cliente / fornecedor (26%).

O impacto financeiro da má gestão e organização de reuniões é bastante evidente e segundo o relatório, o custo de reuniões mal organizadas em 2019 chegará a US $ 399 bilhões nos EUA e US $ 58 bilhões no Reino Unido.

Com um impacto negativo tão elevado, é essencial tomar medias para organizar reuniões mais produtivas e evitar desperdiçar tempo e dinheiro desnecessariamente.

Contabilizar as horas utilizadas em reuniões

O primeiro passo, é sem dúvida, perceber quantas horas são gastas em reuniões por projeto, e qual o impacto financeiro. Sem dados concretos não podemos avaliar se realmente existe um problema e que medidas são necessárias.

Definir duração e tópicos da reunião

Muito frequentemente, as reuniões são marcadas e excedem o tempo previsto ou são abordados temas pouco relevantes que não foram os que motivaram a reunião. As estimativas indicam que 25% a 50% das reuniões são más e são convocadas novas reuniões (25% a 50%) para compensar o mau desempenho das reuniões anteriores.
líderes devem fazer um planeamento antes da reunião, assim como fazer referencia ao tempo disponível e tópicos que serão debatidos no inicio da reunião. Estes hábitos ajudam os participantes a ter uma visão clara do tempo e temas da reunião.

As reuniões precisam de participantes, não de espectadores

Se numa equipa com deadlines limitados é convocada para uma reunião para fazer um ponto de situação com o cliente, será relevante convocar todos os elementos da equipa para a reunião? Muito provavelmente, nem todos não vão acrescentar valor à reunião e irão atrasar as tarefas que têm para terminar.

O número de participantes de uma reunião depende muito do tipo de reunião. Um verdadeiro líder conhece bem as funções e responsabilidades de todos para determinar exatamente quem precisa estar numa determinada reunião e de que forma vão acrescentar valor aos temas da reunião.

Referencias:

Romney, Alexander C.; Smith, Isaac H.; Okhuysen, Gerardo., (2019). In the Trenches: Making Your Work Meetings a Success, Harvard Business Review

Doodle’s 2019 State of Meetings report

Allen, Joseph A.; Rogelberg, Steven G.; and Scott, John C., “Mind Your Meetings: Improve Your Organization’s Effectiveness One Meeting at a Time” (2008). Psychology Faculty Publications.